Privacyverklaring provincie Limburg

versie van 2021-06-11

1. Algemeen

Om als provincie Limburg een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij o.a. met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we je meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken. Door gebruik te maken van onze website en/of diensten, erken je dat je deze privacyverklaring zorgvuldig gelezen hebt en dat je hiermee zonder voorbehoud instemt.

2. Definities

Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand direct of indirect geïdentificeerd kan worden, zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, IP-adres, ...
Alle informatie die rechtstreeks of door te combineren kan leiden tot de identificatie van een persoon valt onder de noemer “persoonsgegevens”.

Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. 

Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst af als afsprakenkader.

3. Bescherming van persoonsgegevens

We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. We doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van jouw persoonsgegevens. 

Wij bewaren jouw persoonsgegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat jouw persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor de beoogde doeleinden, dan worden aan jouw persoonsgegevens pseudoniemen gegeven of geanonimiseerd.

We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Jouw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van jouw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel verplicht om hier vertrouwelijk mee om te gaan. 

Wanneer wij verwerkers inschakelen dan leggen wij het afsprakenkader over deze verwerking vast in een verwerkingsovereenkomst. Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader over deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens.

4. Wie verwerkt je persoonsgegevens?

De provincie Limburg, dienst Economie, Universiteitslaan 1, 3500 Hasselt met ondernemingsnummer 0207.725.203 verwerkt jouw persoonsgegevens.

Als je algemene vragen hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, kun je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) of Data Protection Officer (DPO) van de verwerkingsverantwoordelijke via mail (dpo@limburg.be).

5. Wanneer verwerken en verzamelen we je persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen:

  • Contactformulier: voornaam, achternaam, e-mail, tel/gsm, bedrijf/gemeente
  • Registreren als bedrijf: bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, voornaam, achternaam, dienst/functie, e-mail, tel/gsm, website, straat, nummer, bus, gemeente, cpv-codes
  • Registreren als aanbesteder: naam instelling, ondernemingsnummer, voornaam, achternaam, dienst/functie, e-mail, tel/gsm, website, straat, nummer, bus, gemeente
  • Mijn profiel: formulier om gegevens te wijzigen (idem aan registratieformulier)
  • Uitnodiging extra gebruiker: voornaam, achternaam, e-mail, tel/gsm
  • Opdracht plaatsen: als een aanbesteder een opdracht plaatst kan er een blok “Contactgegevens” ingevuld worden (met de gegevens van de verantwoordelijke)

Een andere mogelijkheid is dat we jouw persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die erover beschikken. Hiervoor hebben we machtigingen gekregen. Een overzicht van deze machtigingen kun je terug vinden op onze website.

6. Waarvoor verwerken we jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doeleinde voor hebben vastgelegd. De persoonsgegevens die je via deze website verstrekt, verwerken we op basis van de volgende verwerkingsgronden:

  • doel van het registratieformulier voor bedrijven: bedrijven de mogelijkheid geven om interesse te tonen in opdrachten van aanbesteders
  • doel van het registratieformulier voor aanbesteders: aanbesteders de mogelijkheid geven om visibiliteit te geven aan opdrachten
  • doel van het contactformulier: Provincie Limburg moet de vragen/opmerkingen van bezoekers kunnen beantwoorden
  • doel van het mijn profiel-formulier: hiermee kan u steeds uw gegevens bijwerken 
  • doel van het gebruikers-formulier: hiermee kan u een collega uitnodigen om ook gebruik te maken van het platform (enkel voor aanbesteders)
  • doel van het opdracht-formulier: een opdracht bekend maken bij Limburgse bedrijven

7. Delen we je persoonsgegevens mee aan anderen?

Wij delen jouw gegevens niet mee aan derden, tenzij in de volgende gevallen:

  • het noodzakelijk is voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie “waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens”)
  • je ons hiervoor de toestemming geeft
  • we wettelijk verplicht zijn om dit te doen
  • ze worden opgevraagd in het kader van een gerechtelijk onderzoek.

Als lokale overheid geven we jouw persoonsgegevens soms door aan andere overheden wanneer we hiertoe verplicht zijn. Omgekeerd vragen wij ook jouw persoonsgegevens op bij andere overheidsinstanties, in het bijzonder bij het gebruik van authentieke gegevensbronnen. Deze uitwisseling van gegevens is wettelijk geregeld of mogen we doen op basis van machtigingen of protocollen. Onze machtigingen en protocollen kun je raadplegen op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie.

Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier een beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) dan mogen zij jouw persoonsgegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader en na naleving van de bepalingen van de AVG. Hiervoor hebben we met deze externe bedrijven de noodzakelijke verwerkersovereenkomsten afgesloten.

8. Hoe lang houden wij uw persoonsgegevens bij?

  • registratieformulier: uw gegevens worden bijgehouden zolang u een account heeft op ons platform. Indien u niet langer gebruik wenst te maken van het platform kan u ons contacteren, dan verwijderen wij uw account en de gerelateerde data.
  • contactformulier: uw gegevens worden automatisch verwijderd na 1 maand. Natuurlijk kan u ons ook steeds contacteren met de vraag om uw gegevens sneller te verwijderen.

9. Wat zijn je rechten?

Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) heb je het recht om inzage te vragen in jouw eigen persoonsgegevens. Je kunt de persoonsgegevens opvragen, inkijken en zo nodig laten corrigeren. In bepaalde gevallen en indien daarvoor goede redenen zijn, kun je vragen om jouw persoonsgegevens te wissen.

Je hebt ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Je kunt deze rechten uitoefenen

  • via mail naar griffie@limburg.be
  • per brief naar Griffie, provincie Limburg, Universiteitslaan 1, B-3500 Hasselt

We vragen om steeds een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart als bijlage mee te sturen.

Je hebt ten slotte het recht om klacht in te dienen tegen of over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Voor meer informatie kun je bij de Vlaamse Toezichtscommissie of de Gegevensbeschermingsautoriteit terecht.

10. Wijzigingen

De provincie Limburg behoudt zich het recht voor om op ieder ogenblik wijzigingen aan te brengen in haar privacybeleid. Door deze website te gebruiken, aanvaard je alle voorwaarden van het privacybeleid zoals bepaald op het moment van gebruik. Bij elke toegang tot de website van de provincie Limburg, nadat het privacybeleid werd gewijzigd, word je geacht kennis genomen te hebben van de wijzigingen en ze te aanvaarden.

11. Speciale verwerkingen

Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kun je je rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.

Cookies en tracking

Wij maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vindt je hierover alle informatie. In de cookie-instellingen kan je per type cookie toestemming geven of weigeren.